Une gestion parfaite du temps : 8 astuces

Vous cherchez à obtenir une gestion parfaite du temps ? Vous ne savez pas comment gérer votre temps afin d’être plus productif ? Ne cherchez plus ! Ambition Succès vous livre ses astuces quotidiennes pour travailler efficacement et optimiser son emploi du temps. 

Les 8 recommandations de Valérie Sauvage pour une gestion parfaite du temps

Afin de devenir plus productif et d’être moins stressé, vous devez apprendre à gérer votre temps. Après vous avoir partagé 8 premiers conseils pour savoir comment bien gérer son temps, Ambition Succès vous livre à nouveau 8 conseils à appliquer au quotidien, pour voir sa productivité s’améliorer de jour en jour grâce à une optimisation de votre emploi du temps !

En fin de journée : organiser le futur

Pour une gestion parfaite du temps, utilisez le temps libre que vous avez en fin de journée.

Une fois votre journée de travail finie, prenez le temps de prendre connaissance des différentes tâches à effectuer, cela permet d’optimiser son emploi du temps. De la sorte, vous allez pouvoir vous réveiller tranquillement en sachant déjà les missions à réaliser. Si vous ne prenez pas le temps de le mettre en place, idéalement en fin de journée, vous allez sûrement perdre du temps le matin car vous ne serez pas au courant de ce qu’il y a à faire pendant la journée. Un avantage qui est assez intéressant est que vous avez l’opportunité d’intégrer les messages et les informations reçus en fin de journée dans les tâches à effectuer pour le lendemain. 

Suppression de toute forme de distraction

Il existe plusieurs formes de distraction quotidienne, que ce soit dans l’entreprise ou au télétravail. De ce fait, nous vous recommandons fortement de désactiver toutes formes de notifications afin de gérer votre temps.

Les réseaux sociaux ont une place très importante dans notre société et on est constamment sollicité par leurs notifications. Le mode avion, éteindre son téléphone ou utiliser le mode « Ne pas déranger » sont des solutions efficaces pour éviter cette forme de distraction et ainsi avoir une gestion parfaite du temps. L’idée est de s’isoler entièrement pour éviter d’être distrait par un élément extérieur. Si vous travaillez avec d’autres personnes autour de vous, vous avez la possibilité de les informer qu’il ne faut pas vous déranger pendant vos séances de travail. Concernant les appels et les mails, vous pouvez trouver un moment dans la journée qui sera idéal pour y répondre, comme en début de matinée puis en fin de journée.

Listez les tâches à faire pour une gestion parfaite du temps

Listez les tâches que l’on doit réaliser est une méthode très connue mais qui reste efficace.

Une fois que vous commencez à en faire, après vous ne pouvez plus vous en passer. L’objectif est de lister chaque tâche à faire dans la journée, dans la semaine. Cela vous permet de prendre conscience de la quantité de travail à fournir. En faisant cette action, il n’est pas impossible que d’autres objectifs vous viennent en tête, vous pouvez directement les intégrer à cette liste. Une To Do List se fait sur un format papier ou sur un format numérique, cela dépend de vos habitudes. Il faut juste que vous ayez toujours un œil dessus pour ne pas oublier les objectifs. Il est conseillé de lister les missions en fonction de leur importance et de leur urgence au lieu de les mettre dans le désordre. Lorsqu’une mission est finie, vous la valider et vous pouvez passer à la suivante. 

La procrastination ne doit pas faire partie de votre vie

La procrastination est évidemment l’une des pires habitudes à prendre dans le cadre professionnel.

Il faut que vous suivez parfaitement votre planning et ne pas tout changer car vous n’avez pas la motivation de finir les tâches dans la journée. Remettre à plus tard est une erreur. Vous risquez d’y prendre goût et de recommencer. Si vous procrastinez régulièrement, vous accumulez un retard assez important et cela va nuire à votre travail. 

Bonne gestion de son temps : accordez-vous des pauses

Il est important de bien rester concentré pendant son travail mais vous devez vous accorder des moments de pause.

Ces quelques minutes de temps libre sont très importantes et primordiales pour être productif. Prévoyez sur votre planning des pauses de quelques minutes, pas trop longues non plus sinon vous risquez d’avoir du mal à vous remettre au travail. Vous pouvez adopter un rythme comme 10 minutes de pause toutes les 1h30. Pour que ce soit des moments efficaces, il faut une certaine régularité. Pendant la pause, essayez de vous vider la tête de votre manière, prenez l’air, écoutez de la musique, appelez un ami, lisez quelques pages ou ayez tout simplement une discussion avec un collègue ! Ce moment de ressource permet de reprendre le travail avec une nouvelle détermination.

Optimiser son emploi du temps : l’ordre de propriété et des objectifs

Si vous ne l’avez pas encore fait en écrivant votre liste de tâches à réaliser, prenez votre liste et hiérarchisez les missions.

En effet, vu le nombre de tâches à effectuer par jour, vous devez absolument imposer un ordre de priorité. Vous allez placer les missions en fonction de leur urgence et de leur importance. Vous évaluez l’importance grâce ses répercussions et le rôle pour atteindre l’objectif. Quant à l’urgence, on l’évalue grâce aux délais imposés par la direction. En première place, vous devez mettre les tâches qui sont jugées urgentes car vous devez respecter la deadline. Ensuite, si vous avez des missions importantes, vous devez les privilégier par rapport aux autres qui ne sont pas urgentes. En effet, celles qui sont ni urgentes ni importantes sont à faire en dernières. Néanmoins, cette hiérarchie dépend de chaque personne vu que l’importance est subjective, donc différente de chacun.

Ne vous submergez pas de travail

Face au nombre de tâches à effectuer, vous allez vouloir en faire plusieurs en même temps. C’est une fausse bonne idée.

Si vous faites cela, vous allez vite vous rendre compte que votre travail n’est pas d’une très grande qualité car vous ne serez pas concentré entièrement sur une seule, ce qui est essentiel. En effet, vous pouvez vous mélanger et être beaucoup moins productif alors que c’est votre idée de base. Ambition Succès vous conseille donc d’y aller étape par étape. Alors, comment ne pas se retrouver submergé par le travail ? Dites non. Si on vous propose une nouvelle mission alors que vous ne l’avez pas planifié, refusez-la. Si elle est assez importante, essayez de voir avec un collègue s’il peut s’en occuper. Vous devez oser dire non.  

Prenez conscience du temps qu’il faut réellement

Il n’est pas rare que vous sous-estimez le temps qu’il faille pour réaliser une tâche. Lorsque vous planifiez votre emploi du temps, vous devez prendre conscience de la réalité.

Au bout de plusieurs mois de travail, ça sera plus facile pour vous d’estimer le temps nécessaire. Si vous ne laissez pas une marge d’erreur, vous allez vite accumuler du retard et à la fin de la journée, vous allez manquer de beaucoup de temps. Par ailleurs, pensez aux imprévus ! N’excluez pas qu’un rendez-vous puisse arriver en retard, une urgence à traiter le plus tôt possible, un appel professionnel qui dure plus longtemps que prévu. Ces moments doivent être possibles car vous devez laisser des trous dans votre emploi du temps. Voyez large concernant vos horaires !

La gestion du temps : en quoi ça consiste ?

La gestion du temps revient à bien agencer son emploi du temps afin d’être productif pendant ses heures de travail. Une bonne gestion de vos horaires permet de respecter le délai prévu par la direction, d’identifier les tâches prioritaires mais aussi d’améliorer sa productivité. On remarque qu’il existe 3 moteurs pour avoir une gestion parfaite du temps. Les 3 principaux outils sont :

• La reconnaissance des priorités
• La programmation
• L’organisation

L’organisation, le moteur pour une gestion parfaite du temps

Cet élément vous paraît peut-être évident sauf que ce n’est pas le cas pour la plupart des travailleurs. L’organisation est l’ingrédient majeur pour réussir à bien gérer son temps.

Vous allez pouvoir être plus efficace, finir les tâches dans les temps, de prévoir des obstacles et aussi d’être moins surmené seulement grâce à une bonne organisation. Il est conseillé d’avoir une belle organisation dans votre espace de travail, votre bureau.

Tout d’abord car si vous cherchez des documents, vous devez pouvoir mettre la main dessus rapidement. Avec un bureau en désordre, vous allez avoir du mal à retrouver vos documents, vos post-it, vos notes ou même juste un stylo. Ensuite, votre bureau doit être rangé car il a été reconnu que travailler dans un espace propre et bien organisé a un effet de reproduction dans la tête. C’est-à-dire que vos pensées seront également organisées et votre travail sera donc efficace et de bonne qualité.

Enfin, une organisation dans votre tête est primordiale dans le sens où vous pouvez avoir connaissance du planning et des tâches en avance. Vous vous évitez une perte de temps le matin en apprenant ce que vous devez faire.

Les avantages d’une bonne gestion du temps

Tout en progressant grâce aux astuces de Valérie Sauvage, vous remarquerez que bien gérer son temps apporte beaucoup d’avantages. Les bienfaits sont nombreux et peuvent apparaître rapidement. Voici les 5 avantages les plus fréquents.

Libérer du temps pour soi

Une gestion parfaite du temps permet d’être très performant, efficace et donc de parfois finir en avance les tâches à réaliser. Vous avez gagné du temps et vous avez le droit de l’utiliser comme vous le souhaitez. Nous vous conseillons de prendre du temps pour soi car vous devez prendre soin de vous afin d’atteindre l’épanouissement personnel.

Supprimer les mauvaises habitudes

Le gros problème lorsque l’on ne sait pas gérer son temps, c’est qu’on a tendance à adopter de très mauvaises habitudes, par exemple la procrastination. La gestion du temps offre l’opportunité de retirer toutes mauvaises actions dans votre routine quotidienne. Vous améliorez votre vie professionnelle et personnelle.

Être plus confiant et moins stressé

Lors de votre arrivée au bureau, vous avez en tête le planning et les missions qui sont à faire aujourd’hui. Cette connaissance vous permet d’avoir un esprit libre et d’être confiant car vous savez déjà que vous allez réussir à tout faire. Cette assurance diminue le stress de manière assez conséquente.

Gérer son temps : améliorer sa productivité

Vous allez vite devenir plus productif. L’amélioration se verra rapidement et vous allez le sentir pendant vos heures de travail. L’efficacité sera entièrement naturelle. Grâce à ce bienfait, vous n’allez plus pouvoir travailler sans cette organisation du temps. Améliorer sa productivité est le but principal de la gestion du temps.

Poser une limite entre la vie personnelle et la vie professionnelle

Il est bien connu qu’il est conseillé de séparer la vie personnelle et la vie professionnelle. Avoir une gestion parfaite de son temps permet de ne pas mélanger les deux et de consacrer des moments pour chacun d’entre eux. L’erreur serait justement d’allier ces deux facteurs. L’organisation vous permet de gagner du temps et ce temps est précieux. De ce fait, utilisez-le pour votre vie privée. Restez avec votre famille ou allez voir vos amis !

Ce qu’il faut retenir…

Vous cherchez une gestion parfaite du temps ? Ne perdez plus de temps et appliquez tous ces précieux conseils. Devenez encore plus productif grâce aux séances de coaching de Valérie Sauvage ! N’hésitez pas à découvrir son Livre prévue pour Décembre 2022 aux Editions Ellipses.

Célia Oriot-Le Sellin