Comment bien gérer son temps ?

Vous n’arrivez pas à bien gérer votre temps ? Vous souhaitez gagner en productivité en jouant sur votre temps ? Cet article est fait pour vous ! Avec Ambition Succès, apprenez à optimiser votre temps de travail grâce à l’expertise de Valérie Sauvage. 

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

Une bonne gestion du temps c’est le fait de s’assurer que l’on a bien organisé le temps que nous avons à disposition. Il faut bien gérer son temps afin de bien finir les tâches au moment prévu. Optimiser son temps permet de rendre les travaux dans les délais, d’être plus productif, mais aussi de faire les missions prioritaires. En effet, la gestion du temps tourne autour de 3 éléments principaux :

• La planification
• L’organisation 
• L’identification des priorités

L’élément clé pour bien gérer son temps : l’organisation

Cela vous semble peut-être logique pour vous, mais ce n’est pas le cas pour tout le monde. L’organisation est la clé de réussite vers une bonne gestion de son temps.

Être organisé est l’élément moteur, cela permet d’être plus efficace, de respecter les délais, d’optimiser son temps, d’anticiper et de moins stresser. Tout d’abord, il faut que ce soit organisé dans votre tête. C’est-à-dire que quand vous vous levez le matin, vous savez déjà quelles sont les tâches à effectuer à ce jour ainsi que le temps que cela va prendre. Ainsi, votre journée est organisée et vous ne perdez pas de temps à déterminer le travail à faire, car vous avez appris à bien gérer votre temps.

Par ailleurs, il faut que votre lieu de travail soit également bien organisé. C’est nécessaire pour éviter de chercher des documents, des stylos, des brochures ou encore des post-it. Si votre bureau est mal organisé et mal rangé, vous pouvez perdre beaucoup de temps si vous devez ressortir certains documents. Il faut aussi que ce soit bien organisé afin d’être dans un endroit rangé pour que vous puissiez travailler plus efficacement. Il a été prouvé que travailler dans un endroit rangé provoque un effet de productivité, car si la pièce est organisée, la personne l’est tout autant instinctivement.

Les astuces d’Ambition Succès pour optimiser son temps

Il est essentiel d’avoir une bonne organisation pour apprendre à avoir une bonne gestion du temps. Cependant, il faut tout de même compléter cette technique avec d’autres astuces. Ambition Succès vous dévoile 8 petites astuces afin d’être plus productif !

Fixez-vous des objectifs et des priorités afin d’optimiser son temps

Tous les jours, vous avez des tâches différentes à effectuer. Il est important que vous mettiez en place un ordre de priorité.

Vous devez évaluer quelles missions sont importantes mais aussi urgentes. L’urgence s’évalue en fonction des délais à respecter. On mesure l’importance grâce à ses répercussions et son rôle. En effet, si la tâche est urgente, ce sera la première chose à faire dans votre journée. Après cette tâche, se positionnent les missions importantes. Vous devez placer ces missions dans les premières places, car ce sont celles qui auront de grosses conséquences si elles ont du retard. Enfin, en dernier, il y a les tâches ni urgentes ni importantes. Elles ne doivent pas prendre du temps sur les autres missions. Il faut hiérarchiser chaque objectif. Cependant, notez que chaque personne à son ordre de priorité, car l’importance est subjective.

Évitez d’avoir trop de travail en même temps

La technique d’essayer d’effectuer plusieurs tâches à la fois ne fonctionne que très rarement.

En plus, cela risque de rendre un travail de moins bonne qualité. Il faut que vous vous concentriez sur seulement une tâche. Vous pouvez en démarrer une nouvelle une fois que celle-ci est finie entièrement. Si vous souhaitez faire plusieurs missions en même temps, vous risquez de vous mélanger les pinceaux et d’être beaucoup moins performant qu’en temps normal. Pour éviter de vous retrouver avec des dizaines de tâches à effectuer dans des délais stricts, osez dire non. Parfois, vous allez devoir refuser de vous occuper d’une certaine mission. Le but n’est pas de vous surcharger. La mission sera tout simplement confiée à une autre personne. Vous devez garder en tête l’ordre de priorité. 

Faites des listes pour assurer bonne gestion de son temps

Vous allez devenir un grand fan des listes afin d’optimiser votre temps.

En établissant une liste, vous vous rendez compte réellement de toutes les tâches qu’il y a à faire. Il est même possible qu’en faisant cette liste d’autres missions vous viennent en tête. Dans ce cas-là, rien de compliqué, il vous suffit de l’ajouter sur la liste, à la suite des autres tâches à effectuer. Il est possible de la faire grâce à un papier, une To Do List mais aussi sur un format numérique. L’important est de toujours avoir une vision sur cette liste. Vous êtes libre de hiérarchiser ou pas les tâches en fonction de leur priorité. Lorsqu’une tâche est finie, vous pouvez cocher la ligne, barrer la phrase, ce qui procure une sensation de satisfaction. Puis, vous passez à la prochaine étape ! 

Ayez une vraie estimation du temps 

Après une certaine expérience, vous allez pouvoir faire des estimations de temps très proche de la réalité.

Il ne faut pas que vous sous-estimer le temps que peut prendre une tâche à être réalisée. Si vous placez trop de tâches à faire dans votre journée alors qu’elles prennent du temps, vous allez accumuler du retard et au final tout sera désorganisé. De plus, vous devez prévoir des moments imprévus. Par exemple, un appel téléphonique qui dure longtemps, une rencontre, un rendez-vous qui arrive en retard. Il faut que vous soyez assez large au niveau des horaires. 

Faites des pauses afin de bien gérer son temps

On arrive sûrement à un des éléments les plus importants : les pauses.

Accordez-vous du temps libre pendant vos journées de travail. Il faut que ce soit prévu, vous pouvez adopter un rythme comme par exemple 5 minutes de pause après 1 h de travail. Il faut que ce soit des pauses régulières. Cela vous permet de faire le vide dans votre tête et de vous ressourcer le temps de quelques minutes. Cependant, il ne faut pas faire de longues pauses, sinon vous risquez de perdre l’ambiance de travail et d’avoir beaucoup de mal à vous y remettre. Une pause permet de reprendre le travail avec de la motivation et un nouveau souffle. Pendant ces pauses, tout est permis, vous pouvez manger, vous défouler, discuter avec quelqu’un, il faut juste que ce soit un moment de liberté.

Isolez-vous des distractions de manière à optimiser votre temps

De nos jours, on fait face à beaucoup de distractions, il faut à tout prix les éviter.

En effet, vous pouvez être distrait par vos collègues, un appel et surtout pas les notifications. De ce fait, pour les notifications, pensez à mettre le mode “Ne pas déranger” ou même à mettre votre téléphone en mode avion. Avec tous les réseaux sociaux, vous recevez très souvent des notifications et cela peut nuire à votre concentration au travail. Coupez-vous des réseaux sociaux et de votre téléphone pour éviter d’être distrait ! De même pour les mails et les appels, trouvez du temps dans votre journée dédiée à tout ça, sinon laissez en attente, sauf si cela est une urgence.

Supprimez la procrastination de votre vie permet de bien gérer ses horaires

Vous avez mis en place un planning et vous devez absolument le respecter.

Hors de question de le remettre à plus tard. La procrastination ne doit pas faire partie de votre vocabulaire. Ce phénomène est un vrai gouffre, car lorsque l’on commence, après on ne s’arrête plus. Vous devez respecter à la lettre les tâches que vous devez faire dans la journée. Procrastiner est une source de stress et de démotivation. C’est une mauvaise habitude qu’il ne faut absolument pas prendre.

Utilisez la fin de journée pour s’organiser

Vous avez enfin fini votre journée de travail, toutes les tâches ont été réalisées. Cependant, retenez que votre fin de journée est une opportunité.

Utilisez ce temps libre pour vous organiser pour la journée du lendemain. Cela ne vous prendra que quelques minutes et vous permettra de vous réveiller en sachant déjà ce que vous avez à faire. Aucune perte de temps ne sera donc observée dans la matinée, car vous avez pris de l’avance pendant la soirée d’avant. De plus, vous pouvez intégrer les mails et appels urgents que vous avez reçus en fin de journée dans votre planning pour le lendemain. 

Les avantages de bien gérer son temps

Maîtriser son temps apporte beaucoup d’avantages dans la vie quotidienne. En général, votre vie sera plus agréable et moins dans la précipitation. Découvrez les 5 bienfaits d’une bonne gestion du temps.

Séparer le professionnel de la vie privée

Bien gérer son temps est important, car cela vous permet de poser des limites à votre vie professionnelle. Vous êtes plus productif et vous gagnez du temps. Ce temps que vous gagnez vous pouvez l’utiliser pour avancer dans votre travail, mais aussi pour profiter de votre vie privée. Vous ne devez pas penser au travail tout le temps. Ce gain de temps peut se transformer en moment de pause avec votre famille ou vos amis. Tous les bienfaits des pauses seront présents le lendemain quand vous reprenez le travail.  

Gérer son temps : être moins stressé

Vous commencez votre journée avec un planning et en ayant les tâches à faire en tête. Vous arrivez avec l’esprit plus tranquille à votre bureau. Avec une bonne organisation de votre temps, vous êtes déjà au courant que toutes les tâches seront réalisés dans les temps et de ce fait, vous stressez beaucoup moins. Vous avez bien estimé le temps, alors aucune chance de ressentir la peur de ne pas avoir assez de temps.

Être plus productif grâce à une bonne optimisation du temps

L’objectif de bien gérer son temps est principalement de devenir plus productif. Vous allez voir une grande amélioration concernant votre productivité. Vous remarquerez vite que vous êtes largement plus efficace qu’avant et que vous ne pouvez plus vous passer d’une bonne organisation du temps.

Bonne gestion du temps : prendre de l’avance et gagner du temps libre

Si vous organisez bien votre emploi du temps et que grâce à ça, vous devenez plus performant, vous gagnerez du temps sans même faire des efforts remarquables. Ce temps libre en plus peut se transformer. En effet, vous avez le choix entre prendre de l’avance ou juste prendre du temps pour vous.

Avoir une routine remplie de bonnes habitudes

Au fur et à mesure, l’organisation s’intégrera dans votre routine quotidienne. L’organisation permettant d’éviter certaines mauvaises habitudes comme la procrastination sera vite indispensable dans votre vie professionnelle mais aussi privée.

La conclusion…

Alors, vous êtes prêt à bien gérer votre temps ? Lancez-vous dans une bonne planification, organisation et identification des priorités grâce aux différentes astuces dévoilées par Ambition Succès ! Découvrez également les autres thèmes de formations tels que la motivation, la création d’entreprise ou encore la négociation.

Célia Oriot-Le Sellin